İşten ayrılan bir personelin üzerine olan e-imza ile atılmış geçmiş belgelerin geçerliliği şirket açısından devam eder mi, personelin sertifikayı iptal ettirmesi durumu değiştirir mi?

İşten ayrılan bir personelin veya şirket yöneticisinin şahsına ait nitelikli elektronik sertifikasını (NES) iptal ettirmesi (revocation), şirket adına geçmişte hukuka uygun yetki sınırları içinde imzalamış olduğu sözleşmeleri ve resmi belgeleri kesinlikle geriye dönük olarak geçersiz kılmaz. Ancak bu durumun teknik ve hukuki ispat boyutunda şirketin dikkatle yönetmesi gereken kritik ayrıntılar bulunmaktadır.

1. 5070 Sayılı Kanun Kapsamında Sertifika İptalinin Hukuki Niteliği:
5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun 15. maddesinin 3. fıkrası amir bir hüküm içerir:
'Sertifikanın iptali, iptal tarihinden önce atılmış geçerli imzaların hukukî geçerliliğini etkilemez.'
Bu kural, hukuktaki 'ex nunc' (ileri etkili) ilkesinin doğrudan bir tezahürüdür. Sertifikanın iptali yalnızca iptal anından sonraki geleceğe yönelik olarak imza oluşturma kabiliyetini ve güvenilirliğini ortadan kaldırır; geriye etkili (ex tunc) bir hükümsüzlük doğurmaz. Islak imzalı dünyada şirketten ayrılan bir genel müdürün 2 yıl önce şirketi temsilen imzaladığı bir kira veya tedarik sözleşmesi işten ayrılınca nasıl kendiliğinden geçersiz kalmıyorsa, e-imza dünyasında da personelin sertifikasını iptal ettirmesi geçmiş sözleşmelerin bağlayıcılığını yok etmez.

2. Şirketi Temsil Yetkisi Boyutu (TTK ve TBK):
Türk Ticaret Kanunu (TTK) Madde 367-371 ile Türk Borçlar Kanunu (TBK) Madde 40 vd. uyarınca, bir işlemin şirketi bağlamasında temel kriter imzanın atıldığı tarihte ilgili şahsın Ticaret Sicili'nde tescil ve ilan edilmiş geçerli bir temsil yetkisinin (imza sirküleri) bulunup bulunmadığıdır. İmza anında yetki mevcutsa işlem şirketi hukuken bağlar; sonradan yetkinin azli veya iş sözleşmesinin feshi geçmiş işlemleri sakatlamaz.

3. En Kritik Teknik Risk: İmza Zamanının İspatı ve Arşivleme (CAdES-A / PAdES-LTV):
Bu senaryoda şirketi bekleyen tek ve en büyük tehlike 'imzanın sertifika iptal edilmeden önce atıldığının ispatı' meselesidir:

• Zaman Damgalı İmzalar (CAdES-T / CAdES-A veya PAdES-LTV): Eğer sözleşmeler imzalanırken BTK standartlarında RFC 3161 uyumlu bir Zaman Damgası kullanılmışsa veya KEP sistemi üzerinden gönderilip KEP İHS Delil Paketi (Delil-1) üretilmişse, imzanın kesin tarihi ve o tarihte sertifikanın geçerli olduğu kriptografik olarak sabitlenmiştir. 6100 Sayılı HMK Madde 205/A gereğince bu kesin delildir; karşı taraf iptal iddiasıyla hiçbir sonuç alamaz.
• Temel İmzalar (CAdES-BES): Eğer belgeler zaman damgası olmadan imzalanmışsa ve bugün karşı taraf 'Bu belge personel işten ayrılıp sertifikası iptal edildikten sonra üretildi' iddiasında bulunursa; sertifika ESHS'nin Sertifika İptal Listesi'nde (SİL / CRL) ve OCSP sunucusunda iptal göründüğünden doğrulama motorları uyarı verir. Bu durumda ispat yükü şirkete düşer ve şirketin e-posta logları, noter kayıtları veya muhasebe kayıtlarıyla imza tarihini ikincil delillerle kanıtlaması gerekir.

Şirketinizin Alması Gereken Adımlar:

1. Dijital Arşiv Denetimi ve LTV Koruma: Ayrılan personelin geçmişte e-imza ile imzaladığı tüm sözleşme ve evrakları toplayın. Belgeleri güncel bir e-imza ve BTK onaylı zaman damgası ile Arşiv Tipi İmzaya (CAdES-A / PAdES Long-Term Validation) dönüştürerek mevcut sertifika durumlarını (CRL/OCSP yanıtlarını) belge içine gömün ve kilitleyin.
2. Yetki Azlinin Tescil ve İlanı: Personelin şirketteki temsil ve imza yetkisinin sona erdiğini Ticaret Sicil Müdürlüğü'ne derhal tescil ve ilan ettirin.
3. Bankalara ve KEP Sağlayıcısına Azil Bildirimi: İlgili bankalara, kamu kurumlarına ve KEP hizmet sağlayıcınıza noter kanalıyla ihtarname göndererek şahsın yetkilerinin kalktığını bildirin.
4. Fiziksel Token Prosedürü: 5070 Sayılı Kanun Madde 14 uyarınca nitelikli sertifika şahsa sıkı sıkıya bağlı olsa da, donanım şirket demirbaşı ise teslim tesellüm tutanağıyla geri alınmalı veya personelin talebiyle iptali resmi protokole bağlanmalıdır.